BUTLLETÍ número 18

El Servei de Gestió Documental i Arxiu treballa amb el CONSELL COMARCAL i un conjunt d'AJUNTAMENTS De conformitat amb la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents, (art.32) i tal com ja queda contingut a l’article 8 del vigent Reglament de l’Arxiu Municipal de Castell-Platja d'Aro (BOP núm.50, de 13 de març de 2003) una de les principals funcions de dit servei és la de definir, implantar i mantenir el SISTEMA DE GESTIÓ DOCUMENTAL de l'ajuntament. Dit sistema, no és res més que l'actuació coordinada d'un seguit d'eines de tractament documental per controlar i permetre un accés vàlid, ràpid i segur a la documentació generada pel conjunt de l'ajuntament en tot el seu cicle de vida (documentació activa a les oficines, semiactiva als arxius de les pròpies oficines o a l'arxiu administratiu de Castell d'Aro o inactiva també al propi arxiu de Castell d'Aro).

Sovint es cau en l'error d'atribuir aquestes tasques exclusivament als serveis informàtics perquè els usuaris coneixen el funcionament coordinat d'aquestes eines documentals per mitjà d'un programa informàtic. I si bé els serveis informàtics tenen un pes inqüestionable en la confecció del sistema, com encarregats de vehicular la transmissió de la informació, també és cert que no en són els únics implicats: és necessària la feina dels juristes que, coneixedors de l'ordenament legal, sabran o podran solucionar dubtes legals en les tramitacions; dels comunicadors, que sabran quina és la millor manera de fer arribar dita informació a segons quins usuaris (Webs, Intranets, etc.), ... i sobretot dels administratius i auxiliars administratius que han de dir la seva com a persones que hauran de treballar-hi diàriament.

Els arxivers, com a gestors dels documents des que es creen o es reben a l'ajuntament fins que arriben a l'arxiu per ésser eliminats o conservats, temporalment o de forma indefinida, juguen dos papers en un SISTEMA DE GESTIÓ DOCUMENTAL:

1. el de coneixedors de quina és la gestió adequada i legal de la informació, continguda en el suport que sigui (pergamí, vidre, document paper, document electrònic,...)
2. i el de coordinadors d'aquest conjunt de persones experts en diferents disciplines, quan aquests es dediquen al projecte de gestió documental.

Arran de la voluntat política d'obtenir finalment una ÚNICA eina de gestió documental GLOBAL a tot l'ajuntament, on cada usuari (tècnics, administratius o el propi ciutadà -aquest últim per mitjà de la connexió amb la Web municipal), hi tingui el seu espai de treball, semblant al que hauria de ser el funcionament del programa finestreta però anant més enllà, el 12 de maig de 2009, aquest Servei rep l'encàrrec de treballar conjuntament amb els Serveis Informàtics del Consell Comarcal del Baix Empordà, la seva arxivera, i quatre arxivers més de municipis de la comarca, en un projecte de gestió documental conjunt. Dit projecte té la finalitat d’obtenir aquesta eina global per a gestionar els documents (paper i/o electrònics) de l'ajuntament.
Els ajuntaments implicats són el de Begur, Pals, Santa Cristina d'Aro, Torroella de Montgrí i el nostre. Lluny de tecnicismes, us passo a anunciar quin serà l'abast del projecte:

Sota el nom de GDTE (Gestió Documental i Tràmits Electrònics), definim un projecte conjunt que ens ha d'ajudar a assolir les següents fites:

• Consensuar un Quadre de Classificació (el llistat de codis amb què identifiqueu els tipus d'expedients) el màxim d'homogeni per a les sis entitats que permeti estandaritzar els tipus de procediments que hi ha al seu darrera.


• Analitzar, procedimentar i informatitzar el màxim nombre de tràmits possibles.
• Introduir les eines de gestió de processos al treball diari de l'entitat.


• Implementar la plataforma GIAL (que és com en diuen al Consell Comarcal de la nova aplicació informàtica que uneix totes les aplicacions que fins ara servien als municipis: padró, registre, etc.) a totes aquelles unitats administratives dels departaments que fan tramitacions.


• Establir les bases per a "publicar" els tràmits a Internet en compliment de la Llei 11/2007.


• Dotar de la plataforma tecnològica necessària per poder complir els requeriments del projecte.