BUTLLETÍ número 6

El passat divendres, 2 de maig de 2008, el Secretari de l’Ajuntament va fer saber per mitjà de correu electrònic que el personal encarregat de tramitar expedients, havia de passar a donar compliment de l’Article 164.2 del REIAL DECRET 2568/1986, de 18 d'abril, pel qual s'aprova el reglament d'organització, funcionament i règim jurídic de les entitats locals, per tal d’evitar la possible pèrdua dels documents que integren qualsevol expedient.

Artículo 164

164.1 Constituye expediente el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.

164.2 Los expedientes se formarán mediante la agregación sucesiva de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, y sus hojas útiles seran rubricadas y foliadas por los funcionarios encargados de su tramitación.

Per raons pràctiques, per tal que tothom realitzi aquesta nova pauta de treball de la mateixa manera us precisem el següent:

1. Els fulls es numeraran a la part de dalt a la dreta, per evitar possibles dubtes amb numeracions de la part baixa de documents facilitats per ciutadans. La numeració dels documents es podrà fer a mà.
2. El primer full de l’expedient serà l’índex, però aquest no anirà numerat. A l’índex el seguiran cronològicament els documents que componen l’expedient. En el cas de l’índex, per evitar dubtes de lectura, l’índex s’haurà d’omplir a l’ordinador, no es podrà fer en cap cas a mà. Us adjuntem una plantilla en un fitxer WORD, que és el model d’ÍNDEX que haureu de tenir cadascú en el vostre ordinador i omplir per cada expedient.
3. L’expedient s’ha de transferir a l’Arxiu Municipal ja numerat i amb el seu corresponent índex. L’Arxiu Municipal, d’acord amb el que el Secretari de l’Ajuntament va comunicar per correu electrònic, NO ACCEPTARÀ cap expedient amb data de finalització posterior al 2 de maig de 2008, que no disposi dels seus documents foliats i del seu índex corresponent.