BUTLLETÍ número 7

El llistat de codis àmb què es codifiquen els expedients i que permet agrupar la documentació sota conceptes que reflecteixen les funcions generals o les activitats concretes que legislativament té assignades un Ajuntament com el nostre, rep el nom de QUADRE DE CLASSIFICACIÓ.

A l’Ajuntament, des de l’any 1992, que la major part de departaments segueixen la mateixa codificació dels expedients: els codis 600 per al Departament d’Obres, els 500 per el de Personal, etc. Avui 16 anys després, aquesta classificació, per manca de control i manteniment ha requerit una profunda revisió per tal que pugui acomplir les funcions per les quals es va adoptar.

La classificació d’un document parteix de les funcions principals del quadre de classificació i va fins a les activitats concretes. Aquestes activitats es materialitzen en la unitat bàsica d’arxiu, l’expedient.

Per classificar un document segons el quadre de classificació, cal anar de les divisions o conceptes més generals als més concrets. Els documents formen part dels expedients, els quals formen part al seu torn de conceptes generals.
Per exemple: la classificació d’una obra major, segueix el procés següent:

H100 Obres i Urbanisme
H126 Llicències Urbanístiques
H128 Obra Major

Aquest procés es basa en el raonament següent, a partir de l’estructura del quadre:

L’expedient d’obra major, a quina de les 20 seccions (funcions o competències que té l’Ajuntament) pertanyen els documents en qüestió?

A100 Govern
B100 Administració General
C100 Protocol i Relacions Externes
D100 Gestió dels Serveis Econòmics
F100 Gestió dels Recursos Humans
G100 Afers JurídicsH100 Obres i UrbanismeJ100 Gestió de la Informació i Comunicacions
K100 Patrimoni
L100 Educació
M100 Cultura
P100 Sanitat
Q100 Medi Ambient
R100 Proveïments, comerç i consum
S100 Infància i Joventut
T100 Esports
V100 Seguretat i Atenció ciutadana
X100 Serveis Socials
Y100 Població
Z100 Transports i mobilitat urbana

Els documents d’aquesta secció es divideixen al seu torn, en les subclasses següents:

H101 Planejament Urbanístic
H108 Informació Urbanística
H112 Ordenació de la Ciutat
H115 Gestió Urbanística
H119 Construcció i manteniment d’obres públiquesH126 Llicències UrbanístiquesH136 Disciplina Urbanística
A quina d’aquestes subclasses pertany l’expedient? H126 Llicències Urbanístiques

Dins aquest nivell encara hi ha més divisions; a quina d’elles pertany l’expedient?

H127 Antecedents de permisos d’obres [1929-1957]H128 Obra MajorH129 Obra Menor
H130 d’Ocupació
H131 Parcel·lació
H132 Ocupació de Via Pública
H133 Rases i Serveis
H134 Autorització d’obres i usos provisional
H135 Enderroc

Tots els documents d’un mateix assumpte, s’agrupen i constitueixen els expedients amb el seu codi i títol precís: H128 Obra Major. Aquí es classifica l’expedient.

Els departaments podreu mantenir els codis antics fins que no s’apliquin els codis nous. Aquesta aplicació serà lenta i per departaments i/o unitats administratives per tal que tothom es pugui adaptar progressivament al canvi de codis i al coneixement del nou quadre de classificació. Des de l’Arxiu us anirem formant en cada cas per tal que no hi hagi dubtes en la seva aplicació i que el pas dels vells codis als nous, sigui el menys feixuga possible.