BUTLLETÍ número 22

AVALUACIÓ DE LA FEINA FETA

Com ja vam anunciar fa dos butlletins, el passat mes de juny del 2010 el Servei de Gestió Documental i Arxiu va tenir l'oportunitat de participar en el pla extraordinari d'ocupació local per a la contractació de treballadors/res desocupats/des en col·laboració amb entitats locals promogut per la Generalitat de Catalunya.

Dit pla ha permès a aquest departament disposar durant 6 mesos, de dues persones a l'atur per tirar endavant tasques de digitalització de documentació textual i visual. La CHANTAL VIDAL i la YOLANDA GUTIÉRREZ van rebre paral·lelament una formació general, convinguda dins el pla, entre la qual també van rebre una introducció general al món de l'arxivística impartida per una tècnica de l'Arxiu Comarcal del Baix Empordà.

Per tal de tirar endavant aquestes tasques el nostre Servei va partir de la Guia de digitalització versió 3.0 redactada per tècnics de la Subdirecció General d'Arxius i Gestió Documental de la Generalitat de Catalunya. Una guia molt útil perquè estableix unes pautes de treball i uns criteris d'actuació fonamentats en les recomanacions redactades per importants organismes internacionals experts en la matèria.

El cas és que penso que cal caminar cap a l'estandardització dels protocols de treball, sobretot en el món de l'administració, i el cas de la digitalització no és una excepció. Si la Subdirecció garanteix els millors resultats amb els projectes de digitalització que s'endeguen des de la Generalitat, prendre aquesta Guia de referent ha estat una decisió ferma, que per altra banda ha donat molt bons resultats.

Durant aquests 6 mesos la Chantal i la Yolanda han digitalitzat 2.103 imatges procedents del fons d'imatges de l'Ajuntament i de diversos fons i col·leccions particulars i 3.789 pàgines dels llibres d'actes del Ple de l'Ajuntament.

IMATGES
Pel què fa a les imatges el procediment en cada imatge ha estat el següent:

1. El tècnic de l'Arxiu ha seleccionat els fons o col·leccions a digitalitzar en base al contingut, demanda, accés, estat físic de la documentació i els drets d'autor i/o protecció de dades personals que puguin o no vulnerar.
   
   
2. La Chantal o la Yolanda -han intercanviat la feina de digitalitzar llibres o imatges en diversos moments, bàsicament per alterar-ne la rutina i fomentar-ne l'interès- han passat a codificar amb un número correlatiu i amb llapis el dors de cada imatge i a descriure cada imatge en una base de dades.
   
   
3. Seguidament han passat a digitalitzar la imatge en dues resolucions diferents: una en format JPEG i a una resolució de 150ppp per facilitar-ne la consulta i difusió, i una altra en format TIFF i a una resolució de 300ppp per procurar-ne la preservació.
   
   
4. Un cop digitalitzades, els fitxers digitals s'han distribuït en una estructura de carpetes d'un servidor intern (160Gb) del departament, del qual periòdicament en realitzem còpies de seguretat en un disc extern (1Tb).
   
   
5. En darrer lloc han anat col·locant en les corresponents unitats d'instal·lació (caixes) i en els dipòsits de l'Arxiu les imatges originals, en plàstic, cartró o paper, per mantenir-ne la seva integritat i conservació.

LLIBRES d'ACTES del PLE

Pel què fa a les pàgines dels llibres d'actes del Ple de l'Ajuntament, el procediment ha estat el següent:

1. En aquest cas, la decisió tècnica de digitalitzar els llibres d'actes del Ple del fons documental de l'Ajuntament obeïa a un clar interès de disposar sobretot d'una còpia digital per a consulta i difusió, i d'una altra de preservació, d'una de les documentacions més valuoses d'aquest fons. Sabut és que per mitjà dels llibres d'actes podem reconstruir gran part de la història dels municipis a partir de referències directes o indirectes sobre creixement turístic, població, comerç i activitats, etc. El gran dilema d'aquesta documentació doncs, és que per una banda és una documentació que cal preservar per la seva importància però alhora se n'ha de permetre la consulta d'alguna manera, la còpia digital en aquest cas permet solucionar-ho.
   
   
2. La Chantal i la Yolanda van començar pel primer llibre d'actes que conservem (1853 - 1873) i han arribat fins l'abril de 1932. El primer pas era foliar cada pàgina del llibre seguint el protocol que marca la Guia de digitalització.
   
   
3. Seguidament es passava a digitalitzar cada pàgina. La major part dels llibres tenien una mitja de 100 pàgines però els 4 primers llibres superaven les 800 pàgines amb el què comporta l'acció repetitiva de manipular delicadament uns llibres d'aquestes dimensions i pes. Cada pàgina, com amb les imatges es digitalitzava en un format per a consulta i difusió, en format JPEG i a una resolució de 150ppp, i a un format per a preservació TIFF i a una resolució de 300ppp.
   
   
4. Un cop digitalitzades, els fitxers digitals s'han codificat amb la data de l'acta i el número de pàgina i s'han distribuït en la seva respectiva estructura de carpetes del servidor del departament.
   
   
5. Finalment s'ha tornat cada llibre a la seva corresponent unitat d'instal·lació i aquesta al seu dipòsit.

Sobretot en el cas de les imatges, aproximadament cada 400 digitalitzacions, hem revisat plegats la qualitat de les digitalitzacions i la classificació i descripció de les mateixes a la base de dades. En el cas dels llibres d'actes, aquesta revisió era molt més ràpida si bé no calia descriure exhaustivament les digitalitzacions en una base de dades.

Des d'aquest Servei aquesta experiència ha estat molt positiva si bé un cop aquestes noies disposaven ja d'un bagatge i experiència en les seves tasques el pla d'ocupació extraordinari ha arribat al sisè mes i han hagut de marxar. Agrair'ls-hi des d'aquí la voluntat i atenció que hi han posat malgrat ser una feina completament nova per a elles.