dimecres, 23 de juliol de 2008

BUTLLETÍ número 8

En la fase final de l'evolució dels documents es decideix conservar-los o d'eliminar-los, en virtut del seu valor administratiu, legal, fiscal o històric. La selecció de documents es fa d'acord amb el compromís a què s'arriba amb cada departament i d'acord amb la legislació vigent sobre tria i eliminació a l'Administració pública.
Per tal de controlar el mecanisme d'ELIMINACIÓ DE DOCUMENTS a l'Ajuntament, s'ha centralitzat aquest servei al Servei de Gestió documental i ARXIU (SGDiA). Pel que fa a l'eliminació d'originals, només s'eliminaran aquells originals que oficialment hagin estat autoritzats per l'Ajuntament i per la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria de la Documentació de la Generalitat de Catalunya.
Tot aquell que disposi de documents de treball, còpies o duplicats de projectes d'obres o de llicències ambientals que no són susceptibles de conservar, ELS HAURÀ DE TRANSFERIR IGUALMENT A L'ARXIU. Nosaltres serem els encarregats de procedir a la seva eliminació. quan disposeu d'un volum considerable d'aquest tipus de documentació poseu-vos en contacte amb nosaltres. Pel què fa aquella documentació original, sobretot del Departament d'Intervenció (matrius de recaptació,...) susceptible d'eliminar al cap de 5 anys i que encara no s'hagi transferit passats aquests anys, s'haurà de transferir igualment a l'Arxiu per procedir a la seva eliminació.
Eviteu de llençar als contenidors de paper reciclat dels vostres departaments o de fer-vos recollir per la brigada la documentació eliminable amb el desconeixament del Servei de Gestió documental i ARXIU (SGDiA). Periòdicament des del SGDiA quan es disposa d'un volum considerable de duplicats, còpies,... es realitza un viatge a l'incineradora de Campdorà (Girona) on es crema tota aquesta documentació, evitant així qualsevol aparició sorpresa de documentació municipal amuntegada en contenidors o en empreses encarregades de fer-ne pasta de paper.