dimarts, 2 de setembre de 2008

BUTLLETÍ número 9

Quedant quatre mesos per acabar l’any, potser comenceu a pensar en l’espai per encabir els expedients del nou any.
L’Arxiu us recomana que per aprofitar l’espai, transcorregut l’any, traspasseu la documentació dipositada en calaixos metàl·lics, ELBA RADOs o carpetes penjants i traspassar-la a capses d’arxiu definitiu (anoteu a la capsa la referència del contingut a llapis, preparant-la així per la transferència).
Aquesta feina no deixa de ser la preparació per la transferència que ja havíem explicat en un altre MENSUAL, el què es vol deixar clar és que si feu aquesta feina amb temps i no immediatament abans de que l’Arxiu us vingui a buscar les capses lògicament:
  1. Podreu aprofitar més l’espai a la vostra oficina.
  2. Podreu mantenir la documentació a la vostra oficina de forma més ordenada, dins les capses, essent més fàcil de consultar i assegurant la seva conservació.
  3. Serà més ràpid l’ompliment del full de transferència que haureu d’enviar a l’Arxiu i més ràpida la recollida que us farem d’aquesta documentació un cop rebem dit full (que trobareu a la F:/models)
  4. Un cop dipositats els expedients a les capses d’arxiu definitiu, us serà més fàcil deixar constància si extreieu algun expedient d’alguna capsa per motius de consulta.

    RECORDEU:
    PER TAL DE PASSAR-VOS A RECOLLIR LA DOCUMENTACIÓ QUE ENS VOLGUEU TRANSFERIR PRÈVIAMENT HEM D’HAVER REBUT EL FULL DE TRANSFERÈNCIA.