dimarts, 7 d’octubre de 2008

BUTLLETÍ número 10

Per tal que tots continuem avançant cap a una millor gestió dels documents de l’Ajuntament i evitar-ne la seva pèrdua us recordem les pautes del butlletí mensual del Servei d’Arxiu del mes de maig passat. Aquest recordatori ve donat pel fet que el proper any ja hi hauran departaments que ens transferiran expedients de l’any 2008.

Si bé la documentació anterior al 2 de maig no se us requerirà que l’hagueu foliat, si que aquells expedients donats d’alta en el Registre d’Expedients en data 2 de maig de 2008 i posterior us recordem que haurà d’estar foliada i haurà de contenir el seu propi índex. Per tal que no us agafi per sorpresa la NEGATIVA del Servei d’Arxiu a transferir aquesta documentació sinó acompleix el què el Secretari de la Corporació va apuntar el 2 de maig de 2008, us recordem el què en aquell moment es va decidir:
El personal encarregat de tramitar expedients, ha de passar a donar compliment de l’Article 164.2 del REIAL DECRET 2568/1986, de 18 d'abril, pel qual s'aprova el reglament d'organització, funcionament i règim jurídic de les entitats locals, per tal d’evitar la possible pèrdua dels documents que integren qualsevol expedient.
En el butlletí mensual d’aquell mes de maig el Servei d’Arxiu va marcar amb el Secretari quines havien d’ésser les pautes que havien d’acomplir la documentació:
  1. Els fulls es numeraran a la part de dalt a la dreta, per evitar possibles dubtes amb numeracions de la part baixa de documents facilitats per ciutadans. La numeració dels documents es podrà fer a mà.
  2. El primer full de l’expedient serà l’índex, però aquest no anirà numerat. A l’índex el seguiran cronològicament els documents que componen l’expedient. En el cas de l’índex, per evitar dubtes de lectura, l’índex s’haurà d’omplir a l’ordinador, no es podrà fer en cap cas a mà. Us adjuntem una plantilla en un fitxer WORD, que és el model d’ÍNDEX que haureu de tenir cadascú en el vostre ordinador i omplir per cada expedient.
  3. L’expedient s’ha de transferir al Servei d’Arxiu ja numerat i amb el seu corresponent índex. El Servei d’Arxiu, d’acord amb el que el Secretari de l’Ajuntament va comunicar per correu electrònic, NO ACCEPTARÀ cap expedient amb data de finalització posterior al 2 de maig de 2008, de cap departament que no disposi dels seus documents foliats i del seu índex corresponent.