dijous, 13 de novembre de 2008

BUTLLETÍ número 11

LES INSTAL·LACIONS D'ARXIU EN UNA OFICINA MUNICIPAL
Caldria que tinguessiu present que qualsevol oficina o departament municipal hauria de disposar de prestatges suficients per encabir-hi la documentació generada al llarg dels últims CINC anys. Si bé, en el nostre cas, i pel fet de no disposar d’arxius departamentals o de gestió (un espai comú per tot el departament) es va determinar rebaixar aquest nivell als darrers últims DOS anys. Per aquesta raó si per exemple ara entrarem a l’any 2009, a les vostres oficines a 1 de gener del 2009 heu de tenir tota la documentació del 2007 i 2008. Serà durant el 2009 que gradualment tots els departaments us tocarà transferir l’any 2007.
Una altra cosa són algunes excepcions que es donen en alguns departaments que si bé perquè tenen prou espai o pel tipus de documentació (documentació econòmica sobretot), es respecte el límit de cinc anys. O bé el cas d’alguns, pocs, que no tenen espai ni per guardar els darrers dos anys i els permetem una transferència extraordinària abans dels dos anys.

La major part dels expedients es constitueixen físicament mitjançant l’agrupació dels documents de cada assumpte en carpetes o “camises”. Mentre els expedients es generen, poden restar en carpetes penjades, com per exemple té el Departament de Personal, o bé en capses normalitzades, com fa la gran majoria, i que es van omplint a mesura que se’n sap el volum definitiu.
És important, però, que si no el teniu ja, disposar d’un lloc (per cadascú, o per tot el departament) per instal·lar-hi els documents de format especial (plànols, cartells) i suport especial (les cintes d’àudio, vídeo, CD’s, DVD’s) que poden fer-se malbé o perdre’s posant-los dins els expedients. RECOMANO posar-los separats (tots els cartells junts, tots els CD’s junts,... anotant prèviament al dors del cartell en llapis o en una etiqueta en els CD’s, DVD’s,... el número d’expedient al qual pertany.