dimecres, 7 d’octubre de 2009

BUTLLETÍ número 17

FENT LLOC
S'acosta el 2010, i alguns departaments, faran lloc a les seves lleixes per poder encabir l'any 2010. Recordeu que si per raons d'espai heu de prearxivar l'any 2008 i encaixar-lo a l'espera de la transferència, tots aquells expedients oberts a partir del 2 de maig de 2008 (inclosos els d'aquest dia) hauran d'anar convenientment foliats. La no foliació de dits expedients implicarà la no acceptació de la transferència per part del nostre Servei en el seu moment.


PRIMER PAS. Agafeu la camisa

SEGON PAS. Aneu acumulant i numerant

TERCER PAS. Un cop tancat l'expedient feu l'índex

QUART PAS. Anoteu dates extremes i nombre de documents

Cal foliar tots els documents, avisos de rebuda, factures, rebuts de pagament, etc. i anotar-ho a l'index. Aquest document tindrà el número 0 (no cal foliar-lo aquest) i anirà davant de tot. Un cop ordenats (millor des del primer moment que iniciem l'expedient) es posaran en el clip de plàstic vermell o en el blanc metàl·lic folrat que s'enganxa a la camisa de l'expedient (ambdós els podreu demanar al Servei de Compres).
A la coberta de la camisa de l'expedient, a la part inferior dreta s'omplirà amb la data del primer document (habitualment, si és una sol·licitud, la data del registre d'entrada, i si no és així la data del primer document que hagi servit per incoar l'expedient) i la data del darrer (data del registre de sortida d'una notificació, etc.). Així mateix, s'inclourà el nombre total de documents de l'expedient.
La pràctica d'aquest sistema de treball, a banda de venir marcat per llei, permet evitar la pèrdua de documents i que tots els expedients que es transfereixin al Servei de Gestió Documental i Arxiu estiguin tancats.