divendres, 3 d’abril de 2009

BUTLLETÍ número 13

DOS RECORDATORIS
Aquest mes aprofitem per recordar-vos que per a una millor gestió del vostre espai al vostre departament:

1) Penseu en retornar els expedients que el Servei de Gestió documental us deixa en préstec. L'espai, sovint reduït, de què disposeu cada treballador i l'ús de molts expedients al mateix temps ha comportat en molts casos que molts expedients es vagin acumulant en racons del vostre departament, i amb el pas del temps ja no es recordi la seva situació, i es declari perdut. Utilitzeu l'Arxiu!!!!!!!! Demaneu-lo, si no el necessitareu fins al cap d'uns dies torneu-lo i ja ens el demanareu de nou, l'endemà el tindreu sens falta. Aquesta és la manera de que no tingueu "torres" expedients damunt la taula a l'espera que acabeu una altra feina i que us hi torneu a posar. Optimitzeu l'espai!!!!

2) Aquest any començarem a transferir el 2007, l'any vinent farem el mateix amb el 2008 i com us venim recordant des del maig del 2008, els expedients oberts després del 2 de maig de 2008, tal com va anunciar el Secretari de la Corporació i d'acord amb l’Article 164.2 del REIAL DECRET 2568/1986, de 18 d'abril, pel qual s'aprova el reglament d'organització, funcionament i règim jurídic de les entitats locals, els documents que conformen els expedients hauran d'anar foliats i amb un índex a la part de davant per millorar-ne la seva conservació i consulta.
Aquesta és una feina que recomanem que feu progressivament a mesura que aneu confegint l'expedient. Al departament de compres podeu obtenir dos sistemes per evitar les grapes:
- Uns clips de plàstic vermell molt útils per evitar grapar els expedients si l'expedient amb què treballeu és molt gruixut.


- Un sistema similar metàl·lic folrat amb una capa plàstica per evitar la corrosió.

Tan sols heu d'anar perforant els documents que componen l'expedient (sol·licituds si n'hi ha, informes, resolucions,... però també avisos de rebuda, documentació econòmica de diferent format...), numerar-los i un cop tancat l'expedient fer l'índex i col·locar-lo com a primer document a l'obrir la carpeta.
RECORDEU: El Servei de Gestió documental i Arxiu acceptarà transferir tan sols aquells expedients que oberts a partir del 2 de maig de 2008 estiguin foliats i amb l'índex.