dilluns, 11 de maig de 2009

BUTLLETÍ número 14

DADES RELATIVES AL CREIXEMENT ANUAL DE DOCUMENTACIÓ

El creixement estimatiu anual de documentació és difícil de calcular perquè no hi ha una realció matemàtica entre el volum documental i el nombre d'habitants. Hi intervenen factors com ara l'activitat econòmica i urbanística, l'evolució històrica, etc.
A nivell arxivístic s'ha calculat que 100.000 habitants generen cada any 100 metres lineals de documentació. En poblacions petites, el càlcul reductor no acaba de funcionar. En poblacions de 5.000 habitants, es contata un terme mig de creixement de 10 metres lineals per any.
En el nostre municipi les particularitats que té com a centre de serveis, turístic i/o de segona residència i el creixement exponencial que ha anat patint en les darreres dècades, ens permeten determinar que l'Ajuntament assoleix entre uns 40 i 45 metres lineals de creixement de documentació cada any.
Un volum documental considerable que anualment passa al nostre Servei de Gestió Documental i ARXIU on es classifica, es descriu, passa una tria i eliminació en base a la normativa autonòmica i s'instal·la en els dipòsits a l'espera de la seva posterior localització i consulta (fase semiactiva i inactiva). Un volum que ens reclama una capacitat d'espai a nosaltres però també a les pròpies oficines els primers anys de tramitació dels expedients (fase activa).

+ ESPAI = + desordre, + perill de pèrdua de documentació, etc.
- ESPAI = + desordre, + perill de pèrdua de documentació, etc.
Cal no equivocar-se, la solució no és tant simple com tenir armaris més grans o més lleixes. És inevitable portar una millor gestió de l'espai sigui el que sigui.
Tots coneixeu les capacitats d'espai dels vostres departaments i oficines. En Mensuals anteriors us hem donat algunes pautes per gestionar millor la documentació amb l'espai de què disposeu, avui us volem continuar animant a que anticipeu la preparació de la transferència (traient els documents dels ELBA RADOs o les camises penjants i encaixant-los, identificant els seus codis de classificació i numerant a llapis les caixes,...) i sobretot no ens cansarem de recordar-vos que ens retorneu els préstecs.
Hi ha persones que tenen cap a una vintena d'expedients, alguns deixats fa més de quatre anys.
L'espai reduït i el volum documental que heu de gestionar afavoreix la pèrdua dels expedients, i en algun cas així s'ha produït. En aquests casos els majors perjudicats en sou vosaltres perquè no podeu disposar de la informació continguda en ells.
Per una millor gestió conjunta de la documentació GUARDEU-VOS LA RELACIÓ DE PRÉSTECS PENDENTS DE CADASCÚ, QUE US ADJUNTEM EN CADA NOU PRÉSTEC I ANEU "FENT NET" AMB ELS QUE TINGUEU, RETORNEU-LOS! Fixeu-vos un moment un dia a la setmana i valoreu seriosament si convé mantenir el préstec o retornar-lo, ja sabeu que si el torneu un dia, si el torneu a necessitar l'endemà el podeu tornar a tenir. No és estrany trobar-nos amb personal que ens demana expedients que tenen ells en préstec. Si us plau manteniu un control dels préstecs!
Aquells expedients que aneu tancant els haureu de guardar fins la propera trasnferència. Els expedients que no hagueu transferit mai no ens els podeu portar fora de la transferència. Diàriament tan sols ens podeu portar els que us haguem deixat.